Die 5 häufigsten Fragen zum Issue-Management beantwortet
Der Planungsprozess ist im Wesentlichen eine multidisziplinäre Aufgabe. Niemand entwirft ein ganzes Gebäude allein. Es ist ein sehr komplexes Projekt mit vielen verschiedenen Systemen und Technologien, die alle zusammenpassen und am Ende des Tages harmonisch funktionieren müssen.
Aufgrund der Komplexität des Entwurfsprojekts und der Anzahl der beteiligten Disziplinen muss die Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams gewährleistet sein. Die Teammitglieder müssen sich über die verschiedenen Projektthemen abstimmen, oder wie sie hauptsächlich genannt werden: die Projekt-Issues.
Sobald Sie also Ihr Projekt überprüfen, die möglichen Lösungen diskutieren und all diese Informationen dokumentieren, haben Sie tatsächlich mit dem Issue-Management begonnen.
Hier finden Sie die Antworten auf die 5 am häufigsten gestellten Fragen zum Issue-Management.
1. Was ist Issue-Management?
Im Wesentlichen geht es beim Issue-Management darum, Aufgaben und Herausforderungen die behandelt werden müssen zu finden, zu dokumentieren und ihren Fortschritt zu verfolgen bis sie vollständig gelöst sind.
Während der verschiedenen Phasen des Entwurfsprozesses treten immer wieder Issues auf. Dabei kann es sich um einen der Entwerfer handeln, der eine Inkompatibilität zwischen seinem Entwurf und dem anderer Disziplinen feststellt. Der Koordinator der die Projekte überprüft und feststellt, dass eine bestimmte Anforderung nicht erfüllt wird. Ein anderer Projektteilnehmer der eine Bemerkung oder Frage zu einem bestimmten Teil des Entwurfs hat und mehr darüber erfahren möchte.
Sobald diese Issues erkannt sind, sollten sie ordnungsgemäß dokumentiert und an die zuständige Person weitergeleitet werden, die sie analysiert und eine Klärung oder Lösung vorschlägt. In der Regel ist dieser Prozess jedoch nicht so einfach, und bevor man eine endgültige Antwort oder Lösung erhält, werden viele weitere Fragen aufgeworfen, und es kann eine Rückkopplung von anderen möglicherweise beteiligten Teammitgliedern erforderlich sein.
Die Verwaltung dieses ganzen Prozesses der Dokumentation der Issues, der Zuweisung an das richtige Teammitglied, der Verfolgung des Informationsaustauschs, der vorgeschlagenen Lösung und ihrer Genehmigung nennen wir “Issue-Management”.
2. Was ist ein Issue?
Ein Issue ist eigentlich jedes Thema, das die Aufmerksamkeit des Teams erfordert. Es muss nicht unbedingt ein Problem sein, das gefunden wurde, aber es könnte eine Bemerkung oder eine Frage zu einer bestimmten Entwurfslösung sein, oder eine Bitte um eine Änderung von einem Projektmanager, oder natürlich kann es tatsächlich ein Problem oder ein Fehler sein, der im Entwurf gefunden wurde. Ein häufiges Issue ist z. B. eine geometrische Kollision zwischen modellierten Elementen aus verschiedenen Disziplinen.
3. Warum ist eine Issue-Management-Plattform so wichtig?
Mit der Entwicklung eines Entwurfsprojekts wächst die Zahl der Issues, und es wird zu einer Herausforderung, den Überblick über alle Vereinbarungen und den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Disziplinen zu behalten.
Wir sehen, dass es immer noch Unternehmen gibt, die sich auf traditionelle Lösungen verlassen, um ihre Aufgaben in BIM-Prozessen zu verwalten. Sie machen Screenshots und besprechen Projektprobleme über E-Mails oder Nachrichten-Apps, verwenden Excel-Tabellen, um alles zu dokumentieren, und teilen sie mit den Beteiligten, um alle über den Fortschritt zu informieren.
Diese Arbeitsabläufe erschweren jedoch die Verfolgung des Informationsaustauschs und erfordern eine Menge sich wiederholender, langweiliger und fehleranfälliger manueller Arbeiten. Das Ergebnis ist oft ein sehr umfangreiches Dokument mit mehreren Versionen, das schwer zu verwalten ist, sobald der Prozess sehr interaktiv ist und wir immer mehr Informationen erhalten, die wir dokumentieren und verarbeiten müssen. Und diese manuelle Arbeit führt auch zu einem sehr hohen Risiko, dass irgendwann nicht mehr alle Informationen den richtigen Projektteilnehmer rechtzeitig oder überhaupt erreichen, da es sehr wahrscheinlich ist, dass einige Informationen aus Zeitmangel oder weil jemand sie einfach vergessen hat, nicht in diese Übersicht aufgenommen werden.
Aus diesem Grund ist eine Issue-Management-Plattform so wichtig. Eine Issue-Management-Plattform ermöglicht es Ihnen, die gesamte Kommunikation Ihrer Teammitglieder in einer einzigen Informationsquelle zu zentralisieren und strukturiert zu bearbeiten. Und da alle Teammitglieder die Issue-Verwaltungsplattform zur Kommunikation nutzen, muss niemand mehr jede Interaktion und jeden Informationsaustausch zwischen ihnen dokumentieren. So hat man auch einen guten Überblick über den integrierten Designfortschritt.
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie mit einer Issue-Management-Plattform in der Cloud sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten immer Zugriff auf aktuelle Informationen haben. Da die Informationen in einer zentralen Online-Datenbank gespeichert werden, werden diese Informationen jedes Mal, wenn jemand ein neues Issue erstellt oder auf ein bestehendes Issue reagiert, sofort aktualisiert und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt.
4. Wie trägt das Issue-Management dazu bei, die Kosten meiner Projekte zu senken?
Wie bereits erwähnt, ist die manuelle Verwaltung von Projekt-Issues sehr arbeitsintensiv und birgt nicht nur das Risiko, dass nicht alle Informationen dokumentiert oder aktualisiert werden, sondern erfordert auch einen hohen Zeitaufwand für Ihre Teammitglieder.
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Zeit Sie aufwenden müssen, um herauszufinden, wo das entsprechende Problem in einem riesigen Dokument platziert ist, wo es sich im Modell selbst befindet, um die neu eingehenden Kommentare zu aktualisieren, es zu speichern und es jedes Mal, wenn eine neue Interaktion stattfindet, wieder mit dem Rest des Teams zu teilen?
Und dann haben die anderen Teammitglieder den gleichen Prozess auf deren Seite… und wie wir alle wissen, ist Zeit Geld. Wie hoch ist der Preis von 2 Stunden pro Woche für jeden der an diesem Prozess beteiligten Akteure? Nun, das ist weit mehr als die Kosten für die beste Issue-Managementlösung auf dem Markt.
Außerdem haben Sie mit einer Issue-Management-Lösung mehr Kontrolle über das integrierte Designprojekt, Sie können den Fortschritt verfolgen und Engpässe vorhersagen, indem Sie die Metriken Ihrer Projekte analysieren. Die Kontrolle über Ihre Projektinformationen hilft Ihnen auch, Fehler zu vermeiden, bevor sie auf der Baustelle gemacht werden.
Eine Issue-Management-Plattform ist also eine Investition, die Ihnen mit Sicherheit Zeit, Geld und Nacharbeit erspart und auch die Risiken und Fehlerkosten reduziert.
5. Worauf kommt es bei einer Issue-Management-Plattform an?
Es gibt eine Reihe wichtiger Aspekte, die Sie bei der Wahl Ihrer Issue-Management-Plattform berücksichtigen sollten. Der erste ist: Stellen Sie sicher, dass Sie mit einer openBIM-Lösung arbeiten, die es allen Beteiligten ermöglicht, in der Projektkommunikation zu interagieren, unabhängig davon, welche Softwarelösung sie auf ihrer Seite wählen. Beachten Sie, dass das openBIM Format für den Austausch von BIM-Daten BCF ist.
Dann sollten Sie überlegen, wie einfach es für die einzelnen Teammitglieder ist, über das Projekt zu kommunizieren, und die direkte Kommunikation von ihrer eigenen BIM-Software aus macht es viel einfacher und bequemer. Prüfen Sie also, wie viele direkte Integrationen möglich sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Projekt-Workflow strukturiert einrichten können, mit klar definierten Rollen und Rechten für alle Teammitglieder. Auf diese Weise haben Sie die Kontrolle über das Projekt und die Möglichkeit, Ihre Issue-Management-Plattform an Ihre spezifischen Arbeitsabläufe und Bedürfnisse anzupassen. Für die größtmögliche Flexibilität sind verschiedenste Möglichkeiten sehr wichtig: wer darf einen Vorgang bearbeiten oder schließen, wer hat die Möglichkeit Pflichtfelder zu erstellen, ist es notwendig vertrauliche Vorgänge zu erstellen und Genehmiger zu definieren.
Jetzt, da Sie mehr über das Issue Management wissen und wie wichtig es ist, eine Plattform zu haben, die Ihnen die Kontrolle über Ihre Projektinformationen ermöglicht, gehen wir davon aus, dass Sie Ihren BIM-Workflow auf ein höheres Niveau heben wollen. Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten von BIMcollab erfahren möchten, können Sie ein persönliches Gespräch mit uns vereinbaren oder sich unsere aufgezeichneten Webinare ansehen.