Wie Sie das Dokumentenmanagement mit Metadaten vereinfachen
Informationsmanagement ist über den gesamten Gebäudelebenszyklus hinweg entscheidend, insbesondere bei der Arbeit in einer Gemeinsamen Datenumgebung (CDE). Von der Entwurfsphase bis zum Bau und zur Wartung gibt es unzählige Materialien zu berücksichtigen:
• Lieferantenanforderungen
• Technische Details
• Rechtliche Dokumente
• Mandate
• Protokolle
Dann gibt es die BIM-Modelle selbst und die daraus erstellten technischen Zeichnungen. Ach, und vergessen wir nicht die Baustellendokumente, die Betriebsunterlagen…
Informationsmanagement bedeutet nicht nur das Speichern von Dokumenten. Es geht auch darum, sicherzustellen, dass Dokumente den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Und nicht nur das richtige Dokument – die richtige Version des Dokuments, mit den korrekten Berechtigungen.
Bei so vielen Beteiligten aus verschiedenen Disziplinen und Projektphasen kann die Verwaltung des Dokumentenzugriffs und der Verantwortlichkeiten unglaublich komplex werden, insbesondere wenn Teams unsicher sind, wie Dokumente in einer CDE effektiv verwaltet werden können.
Der Druck und die Komplexität, die mit der Verwaltung von Informationen über den gesamten Gebäudelebenszyklus hinweg einhergehen, erfordern die richtige Kombination aus Flexibilität und Kontrolle. Die Frage ist: Kann eine traditionelle Ordnerstruktur dies unterstützen?
Die Einschränkungen traditioneller Ordnerstrukturen in einer CDE
Bei der Arbeit mit einer traditionellen Gemeinsamen Datenumgebung (CDE) besteht der übliche Ansatz zur Organisation von Dokumenten darin, eine typische Ordnerstruktur zu erstellen, entsprechend der Hierarchie, die für Ihre Organisation, Ihr Team oder Ihr Projekt sinnvoll ist.
Anfangs mag dies funktionieren. Doch bald, wenn Projekte voranschreiten und Teams wachsen, erfordern die Menge und Vielfalt der Dokumente Änderungen an der Ordnerstruktur. Dies führt zu einem zunehmend komplexen Setup, was unweigerlich zu mehr Fragen für den BIM-Manager oder Projektleiter führt, wie zum Beispiel:
•„Wo soll ich dieses Dokument ablegen?“
•„Ich kann die neueste Version nicht finden, wissen Sie, wo sie ist?“
•„Ich sehe Duplikate…welches wurde genehmigt?“
•„Gehört dieses in ‚Design‘ oder ‚Ausführung‘? Oder beides?“
Dies ist der Zeitpunkt, an dem Komplexität und Inkonsistenzen anfangen, sich zu verselbstständigen.
Es dauert nicht lange, bis die anfängliche, sinnvolle Struktur mit Duplikaten, widersprüchlicher Logik, Versionsverwirrung und willkürlichen Uploads übersät ist. Dies zu verwalten wird zu einem echten Kampf; eine stressige, zeitaufwändige Aufgabe für die verantwortliche Person. Mit der Zeit wachsen auch die tatsächlichen Risiken, die mit einem schlechten Informationsmanagement verbunden sind.
Wie Metadaten das Dokumentenmanagement verbessern
Die Herausforderung beim Informationsmanagement ist nicht ein Mangel an Daten, sondern vielmehr, dass die Struktur mit der Entwicklung des Projekts nicht Schritt halten kann. Doch Metadaten haben die Kraft, diese Herausforderung zu lösen.
Das Verwalten von Dokumenten mit Metadaten spiegelt wider, wie Sie mit BIM-Modellen interagieren. Im BIM hat jedes Element Eigenschaften, die es Ihnen ermöglichen, das Modell effektiv zu filtern und zu nutzen. Zum Beispiel, indem Sie Wände auf einer bestimmten Etage isolieren, Türen mit einer bestimmten Brandschutzklasse identifizieren oder Elemente ohne Materialien finden. Ähnlich können im CDE von BIMcollab (ehemals BIMcollab Twin) Dokumente mit Metadaten basierend auf ihren Eigenschaften gefiltert werden.
Metadaten ermöglichen es Ihnen, jedes Dokument mit mehreren Tags und Eigenschaften zu beschreiben, sodass Sie Informationen anhand verschiedener Kriterien finden können, anstatt sich an genaue Ordnerpfade erinnern zu müssen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie suchen den allerersten geotechnischen Bericht, der sich auf Ihr Projekt bezieht. Anstatt zu raten, wo er sich befinden könnte, und wertvolle Zeit mit der Suche zu verbringen, können Sie sich einfach auf die zugehörigen Metadaten verlassen. In diesem Fall könnten die anwendbaren Metadaten die folgenden sein:
• Gekennzeichnet als „Vermessung“ und „Eingangsdaten“
• Projektphase: „Konzept“
• Status: „Final“
• Dokumenttyp: „Dokumentation“
Die Verknüpfung dieser umfangreichen Metadaten mit Ihrem Dokument macht zeitraubende Ordnersuchen überflüssig. Wenden Sie einfach die benötigten Filter an, und die CDE übernimmt die Arbeit, das Dokument für Sie zu finden. Nicht Sie suchen; es ist das System, das genau das liefert, wonach Sie suchen.
Intelligenteres Dokumentenmanagement mit der CDE von BIMcollab
Idealerweise müssen diese Informationen eingegeben werden, wenn Sie Ihre Dateien hochladen. Die CDE-Lösung von BIMcollab hilft Ihnen, Metadaten zu standardisieren, ermöglicht Ihnen aber auch die Flexibilität, eigene benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften zu erstellen und sogar die spezifischen Eingabeoptionen für Beteiligte zu definieren.
Sobald Sie zum ersten Mal Informationen mit einem Dokument verknüpfen, erkennt die CDE dessen Eigenschaften automatisch für nachfolgende Versionen. Dies macht eine erneute Eingabe bei neuen Uploads überflüssig, was Ihnen erheblich Zeit auf lange Sicht spart. Um diesen anfänglichen Prozess noch effizienter zu gestalten, können Sie die Vorlagen-Upload-Liste verwenden: Fügen Sie die erforderlichen Dokumentendaten hinzu, wenn Sie Ihre Datei oder sogar eine Reihe von Dateien hochladen, und die CDE erkennt die mit jeder Datei verknüpften Daten automatisch und füllt die Metadatenfelder aus.
Wie Metadaten die ISO 19650-Konformität verbessern
Dieser metadatenorientierte Ansatz bietet inhärente Vorteile, wenn es darum geht, das Dokumentenmanagement zu optimieren und zu verbessern. Darüber hinaus schaltet er eine weitere leistungsstarke Funktion frei: die automatische Generierung von ISO 19650-konformen Dokumentenbenennungskonventionen.
Nach der Konfiguration ermöglicht Ihnen diese Funktion, die Namenskonvention Ihrer eigenen Organisation einzuhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie konform mit ISO-Standards bleiben. Es wendet automatisch die korrekte Namenskonvention basierend auf den eingegebenen Daten an, wodurch manuelle Konformitätsprüfungen entfallen. Dies wird beim Hochladen in unsere CDE angewendet und bleibt erhalten selbst wenn Dateien heruntergeladen werden, wodurch der Verwaltungsaufwand und Fehler reduziert werden.
Ein metadatengesteuerter Ansatz für das Informations Management bietet eine erhebliche Verbesserung über den gesamten Gebäudelebenszyklus hinweg, indem er vereinfacht, wie verschiedene Teams und Stakeholder auf ihre Projektdokumente zugreifen, diese verwalten und nutzen. Wenn Chaos und Spekulationen unter Kontrolle sind, können Projektteams arbeiten mit größerer Genauigkeit, Effizienz und Zuversicht.
Erleben Sie die Common Data Environment in Aktion
Nehmen Sie an einer interaktiven Tour teil und entdecken Sie, wie die CDE von BIMcollab Teams und Daten vom Entwurf bis zum Betrieb verbindet und BIM-Chaos in vollständige Kontrolle verwandelt.