Dokumentenmanagement gemäß ISO 19650. Jetzt in BIMcollab 

Große Projekte bringen große Datenmengen mit sich. Die Einhaltung der ISO 19650 ist dabei entscheidend. Im Kern steht die Erkenntnis, dass besseres Informationsmanagement durch strukturierte Dokumenten-Workflows zu besseren Projektergebnissen führt. Dafür braucht es klare Strukturen für Benennung, Versionsmanagement, Verantwortlichkeiten und Freigaben. Diese Strukturen müssen im System verankert sein, nicht in manuellen Prozessen oder provisorischen Lösungen. 

Viele Plattformen bleiben hier hinter den Anforderungen zurück. Eine Common Data Environment (CDE), die keine strukturierte Dokumentenverarbeitung unterstützt, zwingt Teams zu manueller Arbeit. 

Was bedeutet effizientes Dokumentenmanagement nach ISO 19650? 

Was benötigt Ihre Projektumgebung, um ISO 19650 einzuhalten? 

• Eine strukturierte Common Data Environment (CDE). 

• Dokumentenstatus: “Work in Progress”, Geteilt, Veröffentlicht, Archiviert. 

• Kontrollierte Workflows für Review, Freigabe und Veröffentlichung. 

• Rollenbasierte Zugriffsrechte. 

• Konsistente Namenskonventionen für Dokumente. 

• Nachvollziehbare Versionsverläufe und Audit-Trails. 

 
Allein das Vorhandensein dieser Elemente reicht nicht aus. Sie müssen in Ihre tägliche Projektumgebung integriert sein.

Einer der sichtbarsten Aspekte der ISO 19650 ist die Ordnerstruktur der CDE. Jeder Ordner, wie “Work in Progress”, Geteilt, Veröffentlicht, Archiviert steht für einen Validierungs- und Reifegrad. Das ist essenziell, damit Teams wissen, welche Informationen verlässlich sind, womit sie arbeiten können und was sich noch in Prüfung befindet. 

Um konform zu sein, muss Ihre Plattform diese Status klar trennen, Zugriffsregeln durchsetzen und Übergänge nachvollziehbar machen. Das ist ein grundlegender Baustein, um die Verlässlichkeit Ihrer Projektinformationen nachzuweisen. 

Dokumentenstatus: Geteilt, Veröffentlicht und Archiviert 

Mit diesem neuen Update führt BIMcollab die Dokumentenstatus Geteilt, Veröffentlicht, Archiviert ein. Sie werden als Metadaten verwaltet und als Ordner dargestellt. Diese Funktionalität bietet, was viele CDEs nur simulieren: vollständig integrierte, ISO-19650-konforme Dokumenten-Workflows, direkt in der BIMcollab-CDE-Umgebung. Es handelt sich nicht um ein weiteres Label für einen Ordner, sondern um einen grundlegenden Wandel hin zur Verwaltung von Dokumenten nach Status, Version und Reifegrad, basierend auf den ISO-19650-Richtlinien. 

Dieser Unterschied ist entscheidend. Da BIMcollab metadatengesteuert arbeitet, werden Dokumente nicht einfach zwischen Ordnern verschoben, um ihren Status darzustellen. Jedes Dokument trägt strukturierte Metadaten zur Projektphase, zum Status, zur Version, zur Disziplin und zu weiteren Attributen. Diese Metadaten bestimmen die Rolle und Sichtbarkeit des Dokuments. 

So funktionieren diese Status in BIMcollab: 

• Geteilt 
  Dieser Status wird während des Feedbackprozesses verwendet. Dokumente, die sich noch in der Entwicklung befinden, werden hier geteilt. Der Zugriff ist auf Personen beschränkt, die am Feedbackprozess beteiligt sind. Änderungen, Kommentare und Prüfungen finden in diesem Bereich statt, während der restliche Projektbeteiligtenkreis weiterhin mit freigegebenen und veröffentlichten Dokumenten arbeitet. 

• Veröffentlicht 
  Sobald ein Dokument geprüft und freigegeben ist, erhält es den Status Published. Gleichzeitig werden die Metadaten aktualisiert. Das Dokument wird als final und genehmigt gekennzeichnet, versionsgesperrt und für größere Nutzergruppen verfügbar gemacht, die auf validierte Informationen angewiesen sind. 

• Archiviert 
  Wenn ein Dokument nicht mehr aktiv genutzt wird, aber aus Gründen der Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben muss, erhält es den Status Archived. Es bleibt Teil der Projekthistorie, ist weiterhin durchsuchbar und verknüpft, wird jedoch nicht mehr aktiv verwendet. 

Was bedeutet das für Stakeholder? Da Status als Metadaten verwaltet werden, wird jede Änderung automatisch protokolliert, inklusive wer sie vorgenommen hat, wann und aus welchem Grund. Kein Rätselraten mehr, kein Durchsuchen von Ordnerstrukturen. Metadaten sorgen für Transparenz und einfache Prüfbarkeit. 

Auch Zugriffsrechte und Workflows reagieren auf diese Metadaten. Rollenbasierte Berechtigungen und Statusübergänge werden konsistent auf alle Dokumente angewendet, unabhängig davon, wie sich Ihre Projektstruktur entwickelt. 

Zentrale Funktionen dieser Version 

Die neue Struktur mit Geteilt, Veröffentlicht und Archiviert integriert ISO-konforme Workflows direkt in die Dokumentenumgebung von BIMcollab. 

• Dokumente können einen der drei Status haben: Geteilt, Veröffentlicht oder Archiviert.

• Rollenbasierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass die richtigen Personen Dokumente prüfen, freigeben oder ausschließlich einsehen können.

• Jede Statusänderung wird vollständig mit Metadaten protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.

• Teams können individuelle Workflows definieren, die zu ihren internen Feedback- und Freigabeprozessen passen.

• Duplizierte Dokumente lassen sich sperren, versionieren und gezielt für bestimmte Zielgruppen freigeben.

Mit dieser Version müssen Teams nicht länger auf externe Module oder Drittanbieter-Tools für formales Dokumentenmanagement zurückgreifen. Sie markiert den Übergang von statischer Ablage zu dynamischem, normbasiertem Dokumentenmanagement, bei dem Informationsstatus und Freigaben sichtbar sind und als integraler Bestandteil des Designs gesteuert werden.