Cómo simplificar la gestión de documentos con metadatos
La gestión de la información es crucial a lo largo de todo el ciclo de vida del edificio, especialmente cuando se trabaja en un Entorno Común de Datos (CDE). Desde la fase de diseño hasta la construcción y el mantenimiento, hay innumerables materiales a tener en cuenta a lo largo del proceso:
• Requisitos de los proveedores
• Detalles técnicos
• Documentos legales
• Mandatos
• Protocolos
Luego están los propios modelos BIM y los dibujos técnicos creados a partir de ellos. Ah, y no olvidemos los documentos de obra, los documentos operativos…
La gestión de la información no consiste sólo en almacenar documentos. También consiste en asegurarse de que los documentos estén disponibles para las personas adecuadas, en el momento adecuado. Y no sólo el documento adecuado: la versión correcta del documento, con los permisos correctos.
Con tantas partes interesadas en las distintas disciplinas y fases del proyecto, gestionar el acceso a los documentos y las responsabilidades puede resultar increíblemente complejo, sobre todo cuando los equipos no están seguros de cómo gestionar eficazmente los documentos en un CDE.
Las presiones y la complejidad que conlleva la gestión de la información a lo largo del ciclo de vida de un edificio exigen una combinación adecuada de flexibilidad y control. La pregunta es: ¿puede una estructura de carpetas tradicional soportar esto?
Las limitaciones de las estructuras de carpetas tradicionales en CDE
Cuando se trabaja con un Entorno Común de Datos (CDE), el enfoque habitual para organizar los documentos consiste en crear una estructura de carpetas típica según la jerarquía que tenga sentido para la organización, el equipo o el proyecto.
Al principio, esto puede funcionar. Pero pronto, cuando los proyectos avanzan y los equipos crecen, la cantidad y variedad de documentos exigen cambios en la estructura de carpetas. El resultado es una configuración cada vez más compleja, que inevitablemente genera más preguntas para el gestor BIM o el jefe de proyecto, como por ejemplo:
•”¿Dónde debo poner este documento?”
•”No encuentro la última versión, ¿sabe dónde está?”
•”Veo duplicados… ¿cuál se aprobó?”
•”¿Este va en ‘Diseño’ o en ‘Ejecución’? O en ambas?”
Es entonces cuando la complejidad y las incoherencias empiezan a formar una bola de nieve.
La estructura inicial que tenía sentido no tarda en llenarse de duplicados, lógicas contradictorias, confusión de versiones y cargas desordenadas. Gestionar esto empieza a convertirse en una verdadera lucha; una tarea estresante y que consume mucho tiempo para la persona a cargo. A medida que pasa el tiempo, también aumentan los riesgos reales asociados a una mala gestión de la información.
Cómo mejoran los metadatos la gestión de documentos
El reto de la gestión de la información no es la falta de datos, sino que la estructura no pueda seguir el ritmo de la evolución del proyecto. Pero los metadatos pueden resolver este problema.
La gestión de documentos con metadatos es un reflejo de cómo se interactúa con los modelos BIM. En BIM, cada elemento tiene propiedades que permiten filtrar y utilizar el modelo con eficacia. Por ejemplo, aislando muros en una planta concreta, identificando puertas con una determinada clasificación de resistencia al fuego o encontrando elementos sin materiales. De forma similar, en el CDE de BIMcollab (anteriormente BIMcollab Twin), los documentos con metadatos pueden ser filtrados en base a sus propiedades.
Los metadatos te permiten describir cada documento con múltiples etiquetas y propiedades, permitiéndote encontrar información utilizando varios criterios en lugar de recordar las ubicaciones exactas de las carpetas. Imagina, por ejemplo, que buscas el primer informe geotécnico relacionado con tu proyecto. En lugar de adivinar dónde podría estar y perder un tiempo valioso buscándolo, puedes simplemente confiar en sus metadatos asociados. En este caso, los metadatos aplicables podrían ser los siguientes:
• Etiquetado como “Encuesta” y “Datos de entrada’
• Fase del proyecto: Concepto’
• Estado: “Final’
• Tipo de documento: “Documentación’
Al tener estos metadatos asociados al documento, no es necesario perder tiempo buscando en las carpetas. Sólo tienes que aplicar los filtros que necesitas y el CDE se encargará de encontrar el documento por ti. No eres tú el que busca, es el sistema el que le ofrece exactamente lo que estás buscando.
Gestión de documentos más inteligente con el CDE de BIMcollab
Idealmente, esta información debe introducirse al cargar los archivos. La solución CDE de BIMcollab te ayuda a estandarizar los metadatos, pero también te ofrece flexibilidad para crear tus propias propiedades de documento personalizadas e incluso definir las opciones de entrada específicas disponibles para las partes interesadas.
Una vez vinculada la información a un documento por primera vez, el CDE reconoce automáticamente sus propiedades para las versiones posteriores. Esto elimina la necesidad de volver a introducir la información para nuevas cargas, lo que le ahorrará mucho tiempo a largo plazo. Para que este proceso inicial sea aún más eficaz, puede utilizar la lista de carga de plantillas: añada los datos necesarios del documento cuando cargue su archivo o incluso un lote de archivos, y el CDE reconocerá automáticamente los datos asociados a cada archivo y rellenará las entradas de metadatos.
Cómo mejoran los metadatos el cumplimiento de la norma ISO 19650
Este enfoque orientado a los metadatos ofrece ventajas inherentes a la hora de agilizar y mejorar la gestión de documentos. Además, ofrece otra potente función: la generación automática de convenciones de denominación de documentos conformes con la norma ISO 19650.
Una vez configurada, esta función le permite adherirse a la convención de nomenclatura de su propia organización, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las normas ISO. Aplica automáticamente la convención de nomenclatura correcta en función de los datos introducidos, lo que elimina la necesidad de realizar comprobaciones manuales del cumplimiento. Se aplica en el momento de la carga en nuestro CDE y se mantiene incluso cuando se descargan los archivos, lo que reduce la carga administrativa y los errores.
Un enfoque basado en metadatos para la gestión de la información ofrece una mejora significativa en todo el ciclo de vida de la construcción, simplificando la forma en que los distintos equipos y partes interesadas acceden, gestionan y utilizan los documentos de sus proyectos. Con el caos y las conjeturas bajo control, los equipos del proyecto pueden trabajar con mayor precisión, eficacia y confianza.
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