Respondiendo a las 5 preguntas mas frecuentes sobre gestión de incidencias

El proceso de diseño es básicamente una tarea multidisciplinar. Nadie diseña por si mismo un edificio completo, sino que es un proceso complejo con muchos sistemas y tecnologías que deben encajar y trabajar juntas durante un proceso largo.

Debido a la complejidad del proyecto de diseño y el elevado numero de disciplinas involucradas tiene que haber comunicación entre diferentes equipos. Los integrantes de una disciplina deben alinearse sobre conceptos propios y externos a ellos lo que de otra manera llamamos: las incidencias del proyecto.

Así que, una vez empiezas a revisar un proyecto, discutir posibles soluciones, y documentando todo el proceso, de hecho, has empezado a hacer gestión de incidencias.

En este artículo vamos a tratar las 5 preguntas mas frecuentes (de las siglas en ingles FAQ: Frequently Asked Questions) sobre la gestión de incidencias.

1. ¿Qué es la gestión de incidencias?

Essentially, issue management is the process of identifying and documenting issues that need to be coordinated in a project, and keeping track of their progress until they are completely resolved.

Coordination issues come up during all phases of the design process, and can be brought up by any team member. It could be that one of the designers found incompatibility between their and other team’s design, or that the coordinator is reviewing the project and finds instances that are not meeting a specific requirement. Or simply, a team member has a remark or a question about a specific part of the design and wants to have more insight into it.

Una vez identificadas, estas incidencias deben documentarse adecuadamente y enviarse a la persona responsable, analizándolas y proponiendo una aclaración o solución. Pero normalmente este proceso no es tan sencillo. Otras cuestiones salen a la luz antes de obtener una respuesta o solución definitiva, y es necesaria la participación de otros miembros del equipo implicados.

Así pues, gestionar todo este proceso de documentación de las incidencias, asignarlas al miembro del equipo adecuado, hacer un seguimiento del cruce de información, la solución propuesta y su aprobación es lo que llamamos “gestión de incidencias”.

2. ¿Que es una incidencia?

Una incidencia es cualquier tema que necesita la atención del equipo. No es necesariamente un problema que se haya encontrado. Sin embargo, puede ser un comentario o una pregunta sobre una solución de diseño específica, una solicitud de cambio por parte de un director de proyecto o, por supuesto, un problema o fallo detectado en el diseño. Una incidencia común es el choque geométrico entre elementos modelados de diferentes disciplinas.

3. ¿Porque es esencial tener una plataforma de gestión de incidencias?

A medida que un proyecto de diseño evoluciona, el número de incidencias aumenta y el seguimiento de todo lo acordado y el intercambio de información entre las distintas disciplinas se convierte en una tarea difícil.

Vemos que las empresas siguen confiando en las soluciones tradicionales para gestionar sus incidencias en los procesos BIM. Hacen capturas de pantalla y discuten los problemas del proyecto a través de correos electrónicos o aplicaciones de mensajería, utilizan hojas de cálculo de Excel para documentarlo todo y lo comparten con las partes interesadas para que todo el equipo sea consciente del progreso.

Pero estos flujos de trabajo dificultan mucho el seguimiento del intercambio de información y requieren mucho trabajo manual repetitivo, tedioso y sensible a los errores. A menudo resulta un documento extenso y difícil de gestionar, una vez que el proceso es muy interactivo, y cada vez tenemos más información que documentar y manejar. Y ese trabajo manual también conlleva un riesgo muy alto de que, en algún momento, no toda la información llegue a la parte correcta a tiempo, o en absoluto, ya que es muy probable que parte de la información no se incluya en este resumen por falta de tiempo, o porque alguien simplemente se olvidó de hacerlo.

Por eso es tan importante contar con una plataforma de gestión de incidencias. Una plataforma de gestión de incidencias permite centralizar toda la comunicación de los miembros del equipo en una única fuente de información que se gestionará de forma estructurada. Y como todos los miembros del equipo utilizan la misma plataforma de gestión de incidencias para comunicarse, nadie necesita documentar cada interacción e intercambio de información entre ellos; el propio proceso de comunicación ya es el documento con todo el historial de incidencias. Eso también da una excelente visión general del progreso del diseño integrado.

Otra gran ventaja es que, con una plataforma de gestión de incidencias en la nube, aseguramos que todos los implicados en el proyecto tengan acceso a información actualizada. La información se almacena en una base de datos central en línea. Cada vez que alguien crea una nueva incidencia o reacciona a una ya existente, esta información se actualiza inmediatamente y se pone a disposición de todos los implicados.

4. ¿Cómo ayuda la gestión de incidencias a reducir los costes de mis proyectos?

Como ya hemos mencionado, la gestión manual de las incidencias del proyecto supone mucho trabajo. Además del riesgo de no tener toda la información documentada o actualizada, también exige mucho tiempo a los miembros del equipo.

¿Has pensado ya en el tiempo que se invierte en encontrar dónde se encuentra la incidencia de la que hablamos en un documento extenso, en actualizar los nuevos comentarios que llegan, en guardar y compartir de nuevo con el resto del equipo cada vez que se produce una nueva interacción?

Y luego los demás miembros del equipo tienen el mismo proceso por su parte… y como todos sabemos, el tiempo es dinero. ¿Cuál es el precio de 2 horas a la semana para cada parte implicada en este proceso? Bueno, eso es muy superior a los costes de la mejor solución de gestión de incidencias del mercado.

Y además de eso, cuando tienes una solución de gestión de incidencias, tienes más control sobre el proyecto de diseño integrado; puedes hacer un seguimiento de su progreso y prever los cuellos de botella analizando las métricas de tus proyectos. Tomar el control de la información de su proyecto también te ayudará a prevenir errores antes de que se cometan en la obra.

Por lo tanto, contar con una plataforma de gestión de incidencias es una inversión que seguramente te ahorrará tiempo y dinero, y reducirá los riesgos y los costes de los fallos.

5. ¿Qué es esencial en una plataforma de gestión de incidencias?

Hay muchos aspectos esenciales que deberías tener en cuenta a la hora de elegir tu plataforma de gestión de incidencias. El primero es: asegurarse de que está trabajando con una solución openBIM que hará posible que todas las partes interesadas interactúen en la comunicación del proyecto, independientemente de la solución de software que elijan. Ten en cuenta que el formato abierto para el intercambio de incidencias BIM es el BCF.

Por lo tanto, sería útil que consideraras la facilidad de comunicación sobre el proyecto para cada uno de los miembros del equipo, y la comunicación directa desde su propia herramienta BIM lo hace mucho más fácil y conveniente. Por lo tanto, comprueba cuántas integraciones directas son posibles.

Asegúrate de poder configurar el flujo de trabajo de tu proyecto de forma estructurada, con roles y derechos muy bien definidos para todos los miembros de tu equipo. De este modo, controlaras el proyecto y personalizaras tu plataforma de gestión de incidencias según tu flujo de trabajo y tus necesidades específicas. Por eso es esencial definir quién puede editar o cerrar una incidencia, crear campos obligatorios, crear incidencias personales y definir aprobadores.

Ahora que sabes más sobre la gestión de incidencias y lo importante que es tener una plataforma que te permita mantener el control sobre la información de tu proyecto, suponemos que quieres llevar tu flujo de trabajo BIM al siguiente nivel. Si quieres saber más sobre las posibilidades de BIMcollab, puedes programar una reunión 1 a 1 con nosotros o consultar nuestros webinars grabados.