Comment simplifier la gestion des documents avec les métadonnées
La gestion de l’information est cruciale tout au long du cycle de vie du bâtiment, en particulier lorsque l’on travaille dans un environnement de données commun (CDE). De la phase de conception à la construction et à la maintenance, il y a d’innombrables matériaux à prendre en compte tout au long du processus :
• Exigences des fournisseurs
• Détails techniques
• Documents juridiques
• les mandats
• les protocoles
Ensuite, il y a les modèles BIM eux-mêmes et les dessins techniques créés à partir de ces modèles. Sans oublier les documents de chantier, les documents opérationnels…
La gestion de l’information ne se limite pas au stockage des documents. C’est aussi s’assurer que les documents sont disponibles pour les bonnes personnes, au bon moment. Et pas seulement le bon document – la bonne version du document, avec les bonnes autorisations.
Avec autant de parties prenantes impliquées dans les différentes disciplines et phases du projet, la gestion de l’accès aux documents et des responsabilités peut devenir incroyablement complexe, en particulier lorsque les équipes ne savent pas comment gérer efficacement les documents dans le cadre d’un CDE.
Les pressions et la complexité qui accompagnent la gestion des informations tout au long du cycle de vie du bâtiment exigent une bonne combinaison de flexibilité et de contrôle. La question qui se pose est la suivante : une structure de dossiers traditionnelle peut-elle répondre à ces exigences ?
Les limites des structures de dossiers traditionnelles dans le CDE
Lorsque l’on travaille avec un environnement de données commun (CDE), l’approche habituelle de l’organisation des documents consiste à créer une structure de dossiers typique selon la hiérarchie qui convient à l’organisation, à l’équipe ou au projet.
Au début, cela peut fonctionner. Mais rapidement, lorsque les projets progressent et que les équipes s’agrandissent, la quantité et la variété des documents nécessitent de modifier la structure des dossiers. Il en résulte une configuration de plus en plus complexe, qui conduit inévitablement le responsable BIM ou le chef de projet à se poser davantage de questions, telles que :
•”Où dois-je mettre ce document ?”
•”Je ne trouve pas la dernière version, savez-vous où elle se trouve ?
•”Je vois des doublons… lequel a été approuvé ?
•Ce document doit-il être placé dans la section “Conception” ou “Exécution” ? Ou les deux ?”
C’est alors que la complexité et les incohérences commencent à faire boule de neige.
Il ne faut pas longtemps pour que la structure initiale, qui avait du sens, devienne criblée de doublons, de logiques contradictoires, de confusions de versions et de téléchargements désordonnés. La gestion de cette situation commence à devenir un véritable combat, une tâche stressante et chronophage pour la personne responsable. Au fil du temps, les risques réels associés à une mauvaise gestion de l’information augmentent également.
Comment les métadonnées améliorent la gestion des documents
Le problème de la gestion de l’information n’est pas le manque de données, mais plutôt le fait que la structure ne peut pas suivre l’évolution du projet. Les métadonnées ont le pouvoir de résoudre ce problème.
La gestion des documents à l’aide de métadonnées reflète la façon dont vous interagissez avec les modèles BIM. Dans la BIM, chaque élément possède des propriétés qui vous permettent de filtrer et d’utiliser le modèle de manière efficace. Par exemple, en isolant les murs d’un étage spécifique, en identifiant les portes avec un degré de résistance au feu particulier ou en trouvant des éléments sans matériaux. De même, dans le CDE de BIMcollab (anciennement BIMcollab Twin), les documents contenant des métadonnées peuvent être filtrés en fonction de leurs propriétés.
Les métadonnées vous permettent de décrire chaque document à l’aide de plusieurs balises et propriétés, ce qui vous permet de trouver des informations à l’aide de divers critères au lieu de vous souvenir de l’emplacement exact des dossiers. Imaginez, par exemple, que vous recherchiez le tout premier rapport géotechnique relatif à votre projet. Au lieu de deviner où il se trouve et de perdre un temps précieux à le chercher, vous pouvez simplement vous fier aux métadonnées qui lui sont associées. Dans ce cas, les métadonnées applicables pourraient être les suivantes :
• Étiqueté comme “Enquête” et “Données d’entrée”.
• Phase du projet : Concept”.
• Statut : “Final’
• Type de document : “Documentation’
Grâce à ces métadonnées associées à votre document, vous n’avez plus besoin d’effectuer des recherches fastidieuses dans les dossiers. Il vous suffit d’appliquer les filtres dont vous avez besoin et le CDE se charge de trouver le document pour vous. Ce n’est pas vous qui cherchez, c’est le système qui vous fournit exactement ce que vous cherchez.
Une gestion plus intelligente des documents avec le CDE de BIMcollab
Idéalement, ces informations doivent être saisies lorsque vous téléchargez vos fichiers. La solution CDE de BIMcollab vous aide à standardiser les métadonnées, mais vous offre également la flexibilité de créer vos propres propriétés de document personnalisées et même de définir les options d’entrée spécifiques disponibles pour les parties prenantes.
Lorsque vous liez des informations à un document pour la première fois, le CDE reconnaît automatiquement ses propriétés pour les versions suivantes. Il n’est donc plus nécessaire de les saisir à nouveau pour les nouveaux téléchargements, ce qui vous permet de gagner beaucoup de temps à long terme. Pour rendre ce processus initial encore plus efficace, vous pouvez utiliser la liste des modèles de téléchargement : ajoutez les données requises pour le document lorsque vous téléchargez votre fichier ou même un lot de fichiers, et le CDE reconnaîtra automatiquement les données associées à chaque fichier et remplira les entrées de métadonnées.
Comment les métadonnées améliorent la conformité à la norme ISO 19650
Cette approche axée sur les métadonnées offre des avantages inhérents lorsqu’il s’agit de rationaliser et d’améliorer la gestion des documents. En outre, elle débloque une autre fonctionnalité puissante : la génération automatique de conventions de nommage de documents conformes à la norme ISO 19650.
Une fois configurée, cette fonction vous permet d’adhérer à la convention de dénomination de votre propre organisation tout en vous assurant que vous restez conforme aux normes ISO. Elle applique automatiquement la convention de dénomination correcte en fonction des données saisies, ce qui supprime la nécessité d’effectuer des contrôles de conformité manuels. Cette convention est appliquée lors du téléchargement vers notre CDE et est conservée même lorsque les fichiers sont téléchargés, ce qui réduit la charge administrative et les erreurs.
Une approche de la gestion de l’information basée sur les métadonnées offre une amélioration significative tout au long du cycle de vie du bâtiment, en simplifiant la façon dont les différentes équipes et parties prenantes accèdent, gèrent et utilisent les documents de leur projet. Une fois le chaos et les conjectures maîtrisés, les équipes de projet peuvent travailler avec plus de précision, d’efficacité et de confiance.
Découvrez l’environnement commun de données en action
Faites une visite interactive et découvrez comment le CDE de BIMcollab connecte les équipes et les données de la conception à l’exploitation, transformant le chaos du BIM en un contrôle total.