Documentbeheer conform ISO 19650: Nu in BIMcollab

Grote projecten kennen grote hoeveelheden data. Het naleven van ISO 19650 is hierbij cruciaal. Centraal staat het idee dat beter informatiemanagement, door middel van gestructureerde documentworkflows, leidt tot betere projectresultaten. Dit vereist structuur rondom naamgeving, versiebeheer, verantwoordelijkheden en goedkeuringen—ingebouwd in je systeem, niet via handmatige processen of tijdelijke oplossingen.

Veel platforms schieten hierin tekort. Een Common Data Environment (CDE) dat geen gestructureerde documentverwerking ondersteunt, dwingt teams tot handmatig werk.

Wat betekent efficiënt documentbeheer volgens ISO 19650?  

Wat heeft jouw projectomgeving nodig om ISO 19650 na te leven?

• Een gestructureerde Common Data Environment (CDE) 

• Document-statussen: Work in Progress, Shared, Published, Archived 

• Gecontroleerde workflows ter review, approval, and publishing 

• Specifieke rechten op basis van rollen  

• Consistente naamgevingsconventies voor documenten  

• Traceerbare versiegeschiedenissen en audit trails 

 
Alleen het hebben van deze elementen is niet voldoende. Ze moeten geïntegreerd zijn in je dagelijkse projectomgeving.

Een van de meest zichtbare aspecten van ISO 19650 is de mappenstructuur van de CDE. Elke map—zoals Work in Progress, Shared, Published en Archived—vertegenwoordigt een niveau van validatie en gereedheid. Dit is essentieel voor teams om te weten welke gegevens betrouwbaar zijn, waarop ze kunnen handelen en wat nog in beoordeling is.

Om te voldoen, moet je platform je in staat stellen deze statussen duidelijk te scheiden, toegangsregels af te dwingen en overgangen te volgen. Dit is een fundamenteel onderdeel om aan te tonen dat je projectinformatie betrouwbaar is.

Document-statussen: Shared, Published, and Archived document statuses 

Met deze nieuwe update introduceert BIMcollab de document-statussen Shared, Published en Archived—beheerd als metadata, gepresenteerd als mappen. Deze functionaliteit biedt gebruikers wat veel CDE’s slechts simuleren: volledig geïntegreerde ISO 19650-conforme document-workflows, ingebouwd in de BIMcollab Twin-omgeving. Dit is niet zomaar een nieuw label op een map; het is een verschuiving naar het beheren van documenten op basis van hun status, versie en gereedheid, op basis van de ISO 19650-richtlijnen.

Dit onderscheid is belangrijk: aangezien BIMcollab metadata-gedreven is, worden documenten niet simpelweg tussen mappen verplaatst om hun status weer te geven. In plaats daarvan draagt elk document gestructureerde metadata met betrekking tot de projectfase, status, versie, discipline en meer. Dit bepaalt de rol en zichtbaarheid van het document.

Hoe werken deze statussen in BIMcollab: 

• Shared 
  Deze status wordt gebruikt tijdens het feedbackproces. Documenten die nog in ontwikkeling zijn (work in progress) worden gedeeld in deze map. Alleen toegankelijk voor degenen die betrokken zijn bij het feedbackproces. Wijzigingen, opmerkingen of beoordelingen vinden hier plaats, terwijl de rest van het team blijft werken met goedgekeurde en gepubliceerde documenten.  

• Published 
  Zodra een document is beoordeeld en goedgekeurd, krijgt het de status Published. Op dat moment verandert ook de metadata. Het document wordt gemarkeerd als definitief en goedgekeurd, versie-vergrendeld, en beschikbaar gemaakt voor bredere groepen die afhankelijk zijn van gevalideerde documenten.

• Archived 
  Wanneer een document niet langer actief wordt gebruikt, maar omwille van traceerbaarheid beschikbaar moet blijven, krijgt het de status Archived. Het document blijft onderdeel van de projectgeschiedenis, is nog steeds doorzoekbaar en gekoppeld, maar wordt niet meer actief gebruikt.

Wat betekent dit voor stakeholders?  

Omdat statussen worden bijgehouden als metadata, wordt elke wijziging, inclusief wie deze heeft gemaakt, wanneer en waarom, automatisch gelogd. Geen giswerk meer, geen zoektochten door mappen. Metadata zorgt voor transparantie en eenvoudige controleerbaarheid.

Daarnaast reageren toegangsrechten en workflows ook op deze metadata. Dat betekent dat rolgebaseerde permissies en statusovergangen consistent worden toegepast op alle documenten, ongeacht hoe je projectstructuur zich ontwikkelt.

Key features in deze release 

De nieuwe structuur met Shared/Published/Archived integreert ISO-conforme workflows rechtstreeks in de documentomgeving in BIMcollab.

• Documenten kunnen nu één van de drie statussen hebben: Shared, Published, or Archived.

• Specifieke toegang op basis van rollen zorgt ervoor dat de juiste mensen documenten kunnen beoordelen, goedkeuren of alleen bekijken.

• Elke statuswijziging wordt gelogd en opgeslagen met volledige metadata waardoor dit altijd te traceren is.

• Teams kunnen aangepaste workflows instellen die aansluiten bij hun interne feedback- en goedkeuringsproces.

• Je kunt gedupliceerde documenten vergrendelen, van versie voorzien en alleen beschikbaar maken voor de juiste doelgroepen.

Met deze release hoeven teams niet langer te vertrouwen op externe modules of tools van derden voor formeel documentbeheer. Het markeert de verschuiving van statische opslag naar dynamisch, normgedreven documentbeheer, waarin informatiestatus en goedkeuring zichtbaar en beheerd zijn als onderdeel van het ontwerp.