BIMcollab Twin voegt bij de Universiteit Utrecht een nieuwe dimensie van gebruiksgemak toe

Vastgoedinformatie is vaak verspreid over meerdere plekken in een organisatie. Bovendien zijn gegevensdragers nog lang niet altijd gedigitaliseerd en gecentraliseerd, wat het vinden en delen van informatie complex en tijdrovend maakt. Jasper Garssen, afdelingshoofd Vastgoedinformatie bij de Universiteit Utrecht, kent de uitdagingen. Hij is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van 200 objecten in alle soorten en maten, variërend van nagenoeg nieuw tot een paar eeuwen oud. BIMcollab Twin helpt het team van Jasper om informatie te centraliseren en beschikbaar te maken voor in- en externe gebruikers.  

De Universiteit Utrecht is een grote speler. Letterlijk. Het vastgoedbezit van de onderwijsinstelling meet circa 650.000 vierkante meter bruto vloeroppervlak. Het gaat niet alleen om onderwijs- en onderzoeksgebouwen, maar ook fietsenstallingen, technische installaties en monumentale panden verspreid over Utrecht. Dit maakt vastgoedbeheer vergelijkbaar met het beheer van een middelgrote gemeente. Elke aanpassing, reparatie, onderhoudsbeurt of renovatie moet goed worden vastgelegd om de levensduur van gebouwen te verlengen en naleving van wet- en regelgeving te garanderen. Voor het strategisch vastgoedmanagement van morgen heb je vandaag een toekomstbestendig documentmanagementsysteem nodig. 

Van 2D documentatie naar 3D modellen

Jasper Garssen: “Verschillende gebruikersgroepen binnen de universiteit, van projectmanagers en adviseurs tot receptiemedewerkers en studenten, moeten toegang hebben tot actuele en betrouwbare vastgoedinformatie. Net als externe partijen zoals een aannemer die aan een installatie werkt, een architect die een verbouwing voorbereidt of een onderhoudsbedrijf dat een inspectie uitvoert. Al deze stakeholders hebben baat bij een centrale, goed gestructureerde digitale omgeving waarin informatie snel en accuraat beschikbaar is en die meer inzicht biedt dan traditionele tweedimensionale documentatie. De stap naar 3D modellen voegt wat dat betreft een nieuwe dimensie toe aan onze informatievoorziening.” 

Daarnaast wordt van de universiteit verwacht dat er rapportages beschikbaar zijn over de CO2-uitstoot en duurzaamheidsmaatregelen. Onderwijsinstellingen en andere semi-overheden krijgen steeds vaker te maken met dergelijke rapportageverplichtingen. Vanaf 2030 komt daar de verplichting bij om ten minste vijftig procent cradle to cradle (C2C) te bouwen en precies te documenteren welke materialen worden gebruikt. Dit vraagt om een uiterst zorgvuldig en gedetailleerd systeem voor vastgoedinformatiebeheer. 

Fysieke archieven afbouwen 

In het recente verleden was vastgoedbeheerinformatie van de Universiteit Utrecht te vinden – of beter gezegd: lastig te vinden – in acht fysieke archieven die bestonden uit rekken, kasten, dozen, roldossiers en harde schijven. Net voor de corona-periode lukte het om alle documenten te digitaliseren en terug te brengen tot drie archieven. Jasper is er blij mee: “Papieren archieven vereisten opslagruimte, moesten geconditioneerd worden om schade te voorkomen en vormden een potentieel brandgevaar.

Bovendien waren zoekopdrachten tijdrovend, wat directe impact had op de snelheid en kwaliteit van besluitvorming.”

Veel organisaties, van gemeenten tot bouwbedrijven, kampen met dezelfde uitdagingen.

De volgende stap was het selecteren van een passend vastgoedinformatieplatform om de universiteit gefaseerd verder te helpen met datagedreven werken. Na een aanbesteding kwam BIMcollab Twin als winnaar uit de bus. Roy van der Velden, ontwikkelaar van BIMcollab Twin, herinnert zich de uitvraag:

“De Universiteit was op zoek naar een future-proof platform dat in de core van de organisatie komt en eenvoudig te ontsluiten is voor de diverse gebruikersgroepen. Training van gebruikers was onderdeel van de opdracht, net als de migratie van bestaande data naar het nieuwe platform.”

Standaardisatie dankzij metadata

Op 1 juli 2024 werd de eerste fase opgeleverd en ging BIMcollab Twin live met 50.000 exploitatiedocumenten die noodzakelijk zijn voor de dagelijkse beheertaken. In de tweede opleverfase wordt het statisch archief opgeleverd met documenten zoals vergunningen, constructieberekeningen en werktekeningen toegevoegd. Tot slot volgt het project-archief. Jasper:

“In plaats van een traditionele mappenstructuur, beschikken gebruikers nu over metadata, en dus over een gestandaardiseerde en efficiënte manier om vastgoedinformatie te beheren. Een ander voordeel is dat BIMcollab Twin niet alleen als archief functioneert, maar ook gebruikt kan worden als platform voor lopende projecten. Hierdoor kunnen verschillende afdelingen en externe partijen vanuit een common data environment gemakkelijk samenwerken en informatie uitwisselen.”

Ondanks de voordelen van digitalisering, blijft verandering een uitdaging. “Sommige medewerkers hebben moeite met de overstap van traditionele mappenstructuren naar metadata-gebaseerd beheer, of met de overgang van 2D naar 3D modellen”, vertelt Jasper. Dit geldt niet alleen voor de Universiteit Utrecht, maar voor elke organisatie die een dergelijke transitie doormaakt. Om deze overgang te vergemakkelijken, is BIMcollab Twin zo geconfigureerd dat het past als een maatpak voor ons. De interface is bijvoorbeeld deels aangepast om gebruikers een vertrouwde ervaring te bieden, zonder de kracht van metadata te verliezen. 

Samenwerking en integratie van AI

Daarnaast is er aandacht besteed aan training en begeleiding. Door gebruikers actief te betrekken en succesverhalen te delen, wordt de acceptatie vergroot. Jasper ziet dat medewerkers die de voordelen van digitaal vastgoeddossierbeheer ervaren, fungeren als ambassadeurs binnen de organisatie en helpen collega’s de nieuwe werkwijze eigen te maken. De Universiteit Utrecht heeft daarnaast een significante bijdrage geleverd aan de verdere ontwikkeling van BIMcollab Twin. In samenwerking met andere universiteiten, zoals TU Delft en Wageningen Universiteit, heeft het team van Jasper input geleverd om de functionaliteiten van het systeem te optimaliseren. Dit onderstreept het belang van samenwerking en kennisdeling binnen de academische wereld.  

Een ander toekomstig aspect is de integratie van AI. Kunstmatige intelligentie kan helpen om afwijkingen in gebouwen automatisch te signaleren, onderhoudsbehoeften te voorspellen en energiebesparingsopties voor te stellen. Dit is niet alleen relevant voor universiteiten, maar ook voor gemeenten, ziekenhuizen en commerciële vastgoedbeheerders die proactief willen sturen op onderhoud en duurzaamheid. Met het oog op de circa één miljoen vastgoedbeheerdocumenten waarover de Universiteit Utrecht beschikt, kunnen met AI enorme stappen worden gezet. “We zijn een universiteit, dus we zijn nooit klaar met leren”, besluit Jasper.