Top 5 FAQ over issuemanagement beantwoord
Het ontwerpproces is fundamenteel een multidisciplinaire taak. Niemand ontwerpt een volledig gebouw in zijn eentje. Het is een zeer complex project waarin veel verschillende systemen en technologieën samenkomen die uiteindelijk allemaal op elkaar moeten aansluiten en in harmonie moeten werken.
Vanwege de complexiteit van een ontwerpproject, en het aantal verschillende disciplines dat erbij betrokken is, moet er communicatie zijn tussen de verschillende teams. De teamleden moeten op één lijn zitten wat betreft de verschillende onderwerpen van het project, of zoals ze voornamelijk genoemd worden: de issues van het project.
Dus, zodra je begint met het evalueren van het project, het bespreken van de mogelijke oplossingen, en het documenteren van al deze informatie, ben je eigenlijk al begonnen met issuemanagement.
In dit blog vind je de antwoorden op de 5 meest gestelde vragen over issuemanagement.
1. Wat is issuemanagement?
Issuemanagement is in essentie het proces van het vinden en documenteren van problemen die moeten worden aangepakt, en het bijhouden van de voortgang ervan totdat ze volledig zijn opgelost.
Tijdens de verschillende fasen van het ontwerpproces komen er problemen aan het licht. Het kan een van de ontwerpers zijn die een onverenigbaarheid vindt tussen zijn/haar ontwerp en dat van een andere discipline, of de coördinator die de projecten nakijkt en controleert die iets vindt dat niet aan een specifieke eis voldoet, of iemand die een opmerking of vraag heeft over een specifiek deel van het ontwerp en daar meer inzicht in wil hebben.
Zodra deze issues zijn vastgesteld, moeten ze zorgvuldig worden gedocumenteerd en naar de verantwoordelijke persoon worden gestuurd, die ze zal analyseren en een verduidelijking of oplossing zal voorstellen. Maar meestal is dit proces niet zo rechtlijnig, en voordat een definitief antwoord of een oplossing wordt gevonden, rijzen er nog heel wat andere vragen, en kan feedback van andere mogelijk betrokken teamleden noodzakelijk zijn.
Het beheren van dit hele proces van het documenteren van de issues, het toewijzen ervan aan het juiste teamlid, het bijhouden van de uitwisseling van informatie, de voorgestelde oplossing en de goedkeuring ervan noemen we dus ‘issuemanagement’.
2. Wat is een issue?
Een issue is eigenlijk elk onderwerp dat de aandacht van het team nodig heeft. Het is niet noodzakelijk een gevonden probleem, maar het kan een opmerking of een vraag zijn over een specifieke ontwerp-oplossing, of een verzoek om een wijziging van een projectmanager, of natuurlijk kan het daadwerkelijk een gevonden probleem of fout in het ontwerp zijn. Een veel voorkomend issue is bijvoorbeeld een geometrische clash tussen gemodelleerde elementen uit verschillende disciplines.
3. Waarom is het belangrijk om een platform voor issuemanagement te gebruiken?
Naarmate een ontwerpproject vordert, groeit het aantal issues, en wordt het bijhouden van alle afspraken en informatie-uitwisseling tussen de verschillende disciplines een uitdagende taak.
We zien dat er nog steeds bedrijven zijn die vertrouwen op traditionele oplossingen om hun issues in BIM-processen te beheren. Schermafbeeldingen maken en de issues in het project bespreken via e-mails of berichten-apps, maar ook het gebruik van Excel-spreadsheets om alles te documenteren en dit te delen met belanghebbenden om iedereen op de hoogte te brengen van de voortgang.
Maar deze workflows maken het volgen van de informatie-uitwisseling erg moeilijk en vereisen veel repetitief, saai, foutgevoelig manueel werk. Het resulteert vaak in een heel groot document met verschillende versies, dat moeilijk te beheren is van zodra het proces zeer interactief is, en we steeds meer informatie krijgen om te documenteren en te verwerken. En dat manuele werk leidt ook tot een zeer groot risico dat op een bepaald moment niet alle informatie op tijd of helemaal niet bij de juiste stakeholder terechtkomt, want het is zeer waarschijnlijk dat sommige informatie niet in dit overzicht is opgenomen wegens tijdgebrek, of omdat iemand het gewoon vergeten is.
Daarom is een issuemanagementplatform zo belangrijk. Een issuemanagementplatform stelt je in staat om alle communicatie van je teamleden te centraliseren in één enkele bron van informatie die op een gestructureerde manier kan worden aangepakt. En omdat alle teamleden het issuemanagementplatform gebruiken om te communiceren, hoeft niemand meer elke onderlinge interactie en informatie-uitwisseling te documenteren. Het communicatieproces zelf is al het document met de hele issuegeschiedenis. Dat geeft bovendien een goed overzicht van de geïntegreerde ontwerpvoortgang.
Een ander groot voordeel is dat je met een issuemanagementplatform in de cloud ervoor zorgt dat iedereen die bij het project betrokken is toegang heeft tot informatie die altijd up-to-date is. Omdat de informatie wordt opgeslagen in een online centrale database, wordt elke keer dat iemand een nieuw issue aanmaakt of reageert op een bestaand issue, deze informatie onmiddellijk bijgewerkt en beschikbaar gemaakt voor alle betrokkenen.
4. Hoe helpt issuemanagement bij het verlagen van de kosten van mijn project?
Zoals eerder gezegd, is het handmatig beheren van de issues van een project veel werk, en naast het risico dat niet alle informatie gedocumenteerd of bijgewerkt is, vraagt het ook veel tijd van je teamleden.
Heb je er al eens bij stilgestaan hoeveel tijd het kost om uit te zoeken waar het betreffende issue zich bevindt in een enorm document, waar het zich in het model zelf bevindt, om de nieuwe opmerkingen die binnenkomen bij te werken, het document op te slaan, en het weer te delen met de rest van het team telkens als er een nieuwe interactie plaatsvindt?
En vervolgens moeten de andere teamleden hetzelfde proces doorlopen… en zoals we allemaal weten, is tijd geld. Wat is de prijs van 2 uur werk per week voor elk van de stakeholders die bij dit proces betrokken zijn? Wel, dat is veel hoger dan de kosten van de beste issuemanagement oplossing op de markt.
Bovendien heb je met een oplossing voor issuemanagement meer controle over het geïntegreerde ontwerpproject, kan je de voortgang ervan in de gaten houden en knelpunten voorspellen door de statistieken van je projecten te analyseren. Als je controle hebt over de informatie van je project, zullen fouten ook voorkomen kunnen worden voordat ze op de bouwplaats gemaakt worden.
Een issuemanagementplatform is dus echt een investering die je zeker tijd, geld en werk zal besparen en ook de risico’s en faalkosten zal verminderen.
5. Wat is belangrijk voor een issuemanagementplatform?
Er zijn heel wat belangrijke aspecten waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van je issuemanagementplatform. Het eerste is: zorg ervoor dat je werkt met een openBIM oplossing, die het mogelijk maakt voor elke verschillende stakeholder om te communiceren in het project, ongeacht welk softwarepakket zij aan hun kant kiezen. Het is belangrijk om te weten dat BCF het open bestandsformaat is voor de uitwisseling van BIM-issues.
Vervolgens moet je overwegen hoe gemakkelijk het is om te communiceren over het project voor elk van de teamleden, en directe communicatie vanuit hun eigen BIM-software maakt het een stuk gemakkelijker, en handig. Dus, controleer hoeveel directe integraties mogelijk zijn.
Zorg ervoor dat je de workflow van een project op een gestructureerde manier kan opzetten, met duidelijk omschreven rollen en rechten voor alle teamleden. Op die manier heb je controle over het project, en heb je de mogelijkheid om je issuemanagementplatform aan te passen aan je specifieke workflow en noden. Daarom zijn de mogelijkheid om te bepalen wie een issue kan bewerken of sluiten, evenals de mogelijkheid om verplichte velden te creëren, vertrouwelijke issues aan te maken en goedkeurders te definiëren, zeer belangrijke functies om je die flexibiliteit te geven.
Nu je meer weet over issuemanagement en hoe belangrijk het is om een platform te hebben waarmee je controle houdt over je projectinformatie, gaan we ervan uit dat je je BIM-workflow naar het volgende niveau wilt tillen. Als je meer wilt weten over de mogelijkheden van BIMcollab Nexus, kun je een 1-op-1 telefonische afspraak plannen of onze opgenomen webinars bekijken.