Controlo documental pronto para a ISO 19650: agora no BIMcollab

A conformidade com a ISO 19650 desempenha um papel fundamental nos projetos atuais, cada vez mais orientados por dados. No centro está uma ideia clara: uma melhor gestão da informação, através de fluxos de trabalho documentais estruturados, leva a melhores resultados. Isto exige estrutura para nomenclatura, versionamento, responsabilidades e aprovações, integrada no seu sistema, e não gerida manualmente ou através de soluções de contorno.

Muitas plataformas ficam aquém. Um Common Data Environment (CDE) que não suporte uma gestão documental estruturada deixa as equipas dependentes de esforço manual.

Então, como é que o suporte à ISO 19650 funciona na prática?

Aqui está uma lista de verificação para analisar mais de perto o que o seu ambiente de projeto precisa para estar em conformidade com a ISO:

• Um Common Data Environment (CDE) estruturado
• Estados do documento: Work in Progress, Shared, Published, Archived
• Fluxos de trabalho controlados para revisão, aprovação e publicação
• Controlo de acesso baseado em funções
• Convenções consistentes de nomenclatura de documentos
• Histórico de versões rastreável e registos de auditoria

 
Mas ter estes elementos não é suficiente. Eles precisam de funcionar como parte do seu ambiente diário de projeto.

Uma das partes mais visíveis da ISO 19650 é a estrutura de pastas do Common Data Environment (CDE). Cada pasta, seja Work in Progress, Shared, Published ou Archived, representa um nível de validação e de prontidão. Isto é central para a forma como as equipas sabem em que dados podem confiar, a que devem dar seguimento e o que ainda está em revisão.

Para cumprir, a sua plataforma tem de permitir separar estes estados com clareza, aplicar regras de acesso e acompanhar as transições. É uma parte fundamental para demonstrar que a informação do seu projeto é fiável.

Apresentamos os estados de documento Shared, Published e Archived

Com a sua atualização mais recente, o BIMcollab introduz os estados de documento Shared, Published e Archived, geridos como metadados e apresentados como pastas. Esta funcionalidade oferece aos utilizadores aquilo que muitos CDEs apenas simulam: fluxos de trabalho documentais totalmente integrados e em conformidade com a ISO 19650, incorporados no ambiente BIMcollab CDE. Isto não é apenas um novo rótulo numa pasta. É uma mudança para gerir documentos com base no seu estado, versão e nível de prontidão, exatamente como as diretrizes da ISO 19650 descrevem.

Esta distinção é importante: como o BIMcollab é orientado por metadados, os documentos não são simplesmente movidos entre pastas para refletir o seu estado. Em vez disso, cada documento contém metadados estruturados relacionados com a fase do projeto, estado, versão, disciplina e muito mais, definindo o seu papel e visibilidade.

Isto significa que os responsáveis do projeto e os gestores de documentação podem agora esperar que os documentos sejam rastreáveis, sem duplicações, e que a gestão documental seja mais flexível para todas as equipas envolvidas.

Aqui está como cada estado funciona dentro do BIMcollab:

• Shared 
  Utilizado durante ciclos de revisão. Os documentos que estão em Work in Progress são partilhados para esta pasta. Apenas acessível a quem está envolvido no processo de feedback. Quaisquer alterações, comentários ou revisões acontecem aqui, enquanto o resto da equipa continua a trabalhar com documentos finalizados e Published.

• Published 
  Quando um documento é revisto e aprovado, passa a ter o estado Published. Nesse momento, os metadados são atualizados. O documento fica marcado como final e aprovado, com a versão bloqueada, e torna-se disponível para grupos mais amplos que dependem de documentos validados.

• Archived 
  Quando um documento deixa de estar em uso, mas tem de permanecer disponível para rastreabilidade, o seu estado passa a Archived. O documento continua a fazer parte do histórico do projeto, ainda é pesquisável e mantém as ligações, mas já não está ativo. 

O que é que isto significa para os seus stakeholders? Como os estados são registados como metadados, cada alteração e cada detalhe sobre quem a fez, quando e porquê, fica tudo registado. Não há suposições nem necessidade de procurar em pastas. Os metadados mantêm tudo transparente e fácil de auditar.

Além disso, os controlos de acesso e os fluxos de trabalho também respondem aos metadados. Isso significa que as permissões baseadas em funções e as transições acontecem de forma consistente em todos os documentos, independentemente de como a estrutura do seu projeto evolui.

Principais funcionalidades incluídas nesta versão

A nova estrutura Shared, Published e Archived do BIMcollab substitui o antigo módulo Realization e incorpora fluxos de trabalho alinhados com a ISO diretamente no ambiente Documents.

• Os documentos podem agora existir num de três estados claros: Shared, Published ou Archived.

• O acesso baseado em funções garante que as pessoas certas podem rever, aprovar ou simplesmente visualizar o conteúdo.

• Cada transição de estado é registada e armazenada com metadados completos, tornando a rastreabilidade simples.

• As equipas podem configurar fluxos de trabalho personalizados que refletem o seu processo interno de revisão e aprovação.

• Pode bloquear, versionar e disponibilizar documentos Published apenas para quem realmente precisa deles.

Com esta versão, as equipas já não precisam de depender de módulos externos ou de ferramentas de terceiros para uma gestão documental formal. Isto assinala a mudança de um armazenamento estático para uma gestão documental dinâmica, orientada por normas.

Aproxime os seus projetos da conformidade com a ISO, sem soluções de contorno

Com esta versão, o BIMcollab CDE torna-se uma plataforma que reforça os fluxos de trabalho da ISO 19650, em vez de apenas os permitir. Desde convenções de nomenclatura e controlo de acesso até ao versionamento e à gestão de estados, as suas equipas podem agora trabalhar numa estrutura que apoia a conformidade em cada etapa.