As 5 perguntas mais frequentes sobre gerenciamento de issues (respondidas!)

As 5 perguntas mais frequentes sobre gerenciamento de issues (respondidas!)

O processo de desenvolvimento de projetos é essencialmente uma atividade multidisciplinar. Ninguém projeta toda uma edificação sozinho, pois trata-se de um produto muito complexo e com vários sistemas e tecnologias diferentes que, no fim das contas, devem se encaixar e trabalhar em conjunto.

Devido à complexidade dos projetos de construção e à quantidade de diferentes disciplinas envolvidas, é preciso haver comunicação entre as diversas equipes. Os membros da equipe precisam alinhar sobre as diferentes questões do projeto, ou como elas são popularmente conhecidas: as issues do projeto.

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Imagem feita com BIMcollab Cloud. Triodos Bank, um projeto do Triodos Bank & EDGE Technologies. Fornecido por J.P. van Eesteren
 

Bom, uma vez que você começa a revisar o seu projeto, discutir as soluções possíveis e documentar todas essas informações, você, na realidade, começou a fazer gestão de issues.

Aqui você encontrará a resposta para as 5 perguntas mais frequentes sobre o gerenciamento de issues.

1. O que é gestão de issues?

Essencialmente, a gestão de issues é o processo de encontrar e documentar todos os assuntos que devem ser tratados sobre o projeto, e acompanhar seu progresso até que sejam completamente resolvidos.

Durante as diferentes fases do processo de projeto, questões e problemas começam a ser encontrados. Pode ser que seja encontrada uma incompatibilidade em um dos projetos, entre projetos de diferentes disciplinas, ou até mesmo que o coordenador que está revisando e verificando os projetos encontre algum ponto que não esteja atendendo a algum requisito específico. Pode ser ainda que algum membro do time deseje fazer uma observação ou pergunta sobre uma parte do projeto e queira ter mais informações para uma melhor compreensão.


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Uma vez identificados, estes tópicos devem ser devidamente documentados e enviados a pessoa responsável que os analisará e proporá uma explicação ou solução. Mas geralmente este processo não é tão simples e direto, e antes de obter uma resposta ou solução final, muitas outras questões são levantadas, assim como esclarecimentos de outros membros da equipe podem ser necessários.

Sendo assim, gerenciar todo este processo de documentação desses assuntos, sua designação ao membro da equipe correto, acompanhamento da troca de informações e da solução proposta até a aprovação da questão é o que chamamos de "gerenciamento de issues".

2. O que é uma issue?

Uma issue é, na realidade, qualquer assunto que precise de alguma atenção por parte da equipe. Ela não é necessariamente um problema que tenha sido encontrado, mas pode ser uma observação ou pergunta sobre uma solução de projeto proposta, ou um pedido de alteração por parte de um gerente de projeto, ou, é claro, pode ser realmente um problema ou uma falha encontrada no projeto. Uma issue bastante comum é um conflito geométrico entre elementos modelados por diferentes disciplinas, por exemplo.


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3. Por que é importante ter uma plataforma de gestão de issues?

Na medida em que o desenvolvimento do projeto progride, o número de issues a serem gerenciadas vai crescendo, e o acompanhamento de todas as definições e troca de informações entre as diferentes disciplinas torna-se uma tarefa desafiadora.

Vemos que ainda existem empresas que confiam em soluções tradicionais para gerenciar suas issues nos processos BIM. São feitas capturas de tela e as questões do projeto são discutidas através de e-mails ou aplicativos de mensagens, bem como planilhas Excel são utilizadas para documentar tudo, e compartilhá-las com as partes interessadas para que todos fiquem cientes do progresso.

Mas estes fluxos de trabalho dificultam muito o acompanhamento da troca de informações e exigem muito trabalho manual repetitivo, chato e propenso a erros. Esse método tradicional geralmente resulta em um documento enorme, com várias versões e difícil de gerenciar, uma vez que o processo é muito interativo, e a toda hora mais informações para documentar e tratar são recebidas. E esse trabalho manual também leva a um risco muito alto de que em algum momento nem todas as informações cheguem ao membro da equipe correto em tempo hábil, ou que sequer cheguem, uma vez que é muito provável que alguma informação acabe não sendo incluída nesse registro por falta de tempo, ou porque alguém simplesmente se esqueceu de fazê-lo.
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Por isso, ter uma plataforma de gerenciamento de issues é tão importante. Uma plataforma de gerenciamento de issues permite que você centralize a comunicação de todos os membros de sua equipe em uma única fonte de informação que será gerenciada de maneira estruturada. E como todos os membros da equipe utilizam a plataforma de gerenciamento de issues para se comunicar, ninguém precisa documentar cada interação e troca de informações entre eles, o próprio processo de comunicação já é o documento com o registro de todo o histórico da  issue. Isso também lhe proporciona uma ótima visão geral do progresso do projeto integrado.

Outro grande benefício é que com uma plataforma de gerenciamento de issues na nuvem, você garante que todos os envolvidos no projeto tenham acesso a informações sempre atualizadas. Como as informações são armazenadas em um banco de dados on-line central, toda vez que alguém cria uma nova issue ou interage com uma issue existente, estas informações são imediatamente atualizadas e disponibilizadas a todos os envolvidos.

4. Como a gestão de issues auxilia na redução dos custos dos meus projetos?

Como mencionado anteriormente, gerenciar as issues do seu projeto manualmente é muito trabalhoso e, além do risco de que nem todas as informações sejam devidamente documentadas ou atualizadas, é um processo que também demanda muito tempo dos membros da sua equipe.

Você já parou para pensar quanto tempo é gasto para encontrar onde a issue em questão se encontra em um enorme documento, localizá-la no modelo BIM, atualizar os novos comentários que estão sendo recebidos, salvá-la e compartilhá-la novamente com o restante da equipe toda vez que uma nova interação acontece?


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E após receber esse documento atualizado, todos os demais membros da equipe têm o mesmo processo de busca pela informação novamente... e como todos nós sabemos, tempo é dinheiro. Qual é o custo de 2 horas por semana de cada um dos participantes envolvidos neste processo de troca de informações? Com certeza é muito maior do que o custo da melhor solução de gerenciamento de issues do mercado.

E além disso, quando você tem uma plataforma de gerenciamento de issues implementada, você tem mais controle sobre o projeto integrado, você pode acompanhar o seu progresso e prever gargalos, analisando as métricas dos seus projetos. Assumir o controle sobre as informações do seu projeto também vai lhe ajudar a evitar erros antes que eles aconteçam no canteiro de obras.


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Portanto, ter uma plataforma de gestão de issues é na verdade um investimento que com certeza lhe poupará tempo, dinheiro, retrabalho e também reduzirá riscos e custos decorrentes de erros.

5. O que é importante em uma plataforma de gestão de issues?

Há muitos aspectos importantes que você deve levar em consideração ao escolher sua plataforma de gerenciamento de issues. O primeiro é: certifique-se de estar trabalhando com uma solução Open BIM que tornará possível a interação de todos os diferentes participantes na comunicação do projeto, não importa qual solução de software eles escolham para desenvolver o trabalho da sua especialidade. É importante reforçar que o formato aberto para troca de issues BIM é o BCF.

O segundo aspecto a ser considerado é o quão fácil é a comunicação sobre o projeto para cada um dos membros da equipe, e uma comunicação direta a partir do seu próprio software BIM torna tudo muito mais fácil e conveniente. Portanto, verifique quantas integrações diretas são disponibilizadas.

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Certifique-se de que você possa configurar o fluxo de trabalho do seu projeto de uma forma estruturada, com funções e permissões de edição muito bem definidas para todos os membros de sua equipe. Desta forma, você terá controle sobre o projeto, e terá a possibilidade de personalizar sua plataforma de gestão de issues para o seu fluxo de trabalho e necessidades específicas. É por isso que a opção de definir quem pode editar ou fechar uma issue, assim como a possibilidade de criar campos de preenchimento obrigatórios, criar issues confidenciais e definir aprovadores são funcionalidades muito importantes para lhe dar essa flexibilidade.

Agora que você sabe mais sobre gerenciamento de issues e como é importante ter uma plataforma que lhe permita manter o controle sobre as informações de seu projeto, acreditamos que você queira levar seu fluxo de trabalho BIM para o próximo nível e começar a testar a melhor solução de gerenciamento de issues você mesmo no espaço gratuito do BIMcollab. Se você quiser saber mais sobre as possibilidades do BIMcollab, você pode agendar uma reunião 1-para-1 conosco ou verificar nossos webinars gravados.