Nationale Politie digitaliseert vastgoed met BIMcollab Twin

De Nationale Politie heeft dit voorjaar met BIMcollab Twin een belangrijke stap gezet bij het opzetten van een toekomstbestendig digitaal vastgoeddossier. Al het vastgoed is de afgelopen vier jaar volledig geïnventariseerd en digitaal in kaart gebracht. En de politie heeft nogal wat vastgoed; 1,9 miljoen vierkante meter in ruim 1.000 panden. Veel van de informatie is nu uniform opgeslagen en centraal toegankelijk via BIMcollab Twin. Ronald van Woezik licht toe hoe BIMcollab Twin het vastgoedbeheer van de Nationale Politie heeft verbeterd.

De Nationale Politie bezit veel vastgoed dat met regelmaat moet worden onderhouden, verbouwd of vernieuwd. Het beschikbaar maken van de juiste gebouwdata is hierbij cruciaal. Ronald van Woezik is als Coördinator Cartotheek bij de Nationale Politie verantwoordelijk geweest voor het monsterproject. Met zijn team heeft hij de afgelopen vier jaren alle vastgoedtekeningen en -documenten ingevoerd in BIMcollab Twin. Zijn visie over het gebruik en de zorg van data, zijn de basis van een goed gesprek over de ervaringen van de Nationale Politie met BIMcollab Twin.

Waarom de Nationale Politie BIMcollab Twin heeft gekozen

Even een terugblik; de Nationale Politie koos in 2019 voor BIMcollab Twin en het implementatieproces was de start van een onderzoek onder leiding van Van Woezik naar de vraag hoe het platform kon bijdragen aan een toekomstbestendig digitaal vastgoeddossier. “De Nationale Politie wilde alle gebouwplattegronden centraal kunnen beheren. En er is maar liefst 1,9 miljoen vierkante meter vastgoed verdeeld over ruim 1.000 gebouwen waaronder politiebureaus, kantoren en trainingsfaciliteiten. Het is dan ook niet verrassend dat de Cartotheek in deze jaren is gegroeid van twee naar acht centrale tekeningbeheerders. Samen zorgen we voor het optimaliseren van data in BIMcollab Twin met als doel de implementatie te laten slagen.”

De vastgoedportefeuille in kaart brengen

Goede beslissingen vragen om goede informatie, weet Van Woezik. Tegen die achtergrond is het team onder zijn leiding in 2020 gestart met het inmeten van alle objecten om het totale vastgoedportefeuille exact in kaart te hebben. “Er is basisinformatie nodig over de vierkante meters en functies van ruimtes in onze objecten”, zegt hij. “De metingen zijn uitgevoerd conform de geldende NEN2580-normering. We hebben gekozen voor een type A-meting, wat betekent dat alle objecten in alle ruimtes fysiek zijn opgemeten. Het inmeten van objecten groter dan 500 vierkante meter is gedaan door TEC-partners. De kleinere eigendomsobjecten hebben we zelf vanuit de Cartotheek gedaan.”

Met de bouwkundige tekening is een universele onderlegger gecreëerd die fungeert als basistekening voor elektrotechnische tekeningen, vluchtwegplannen die nodig zijn voor alle stakeholders zoals Facilitaire Service, Sector Huisvesting, aannemers en leveranciers.

BIMcollab Twin implementeren

Van Woezik is tijdens dit implementatieproces de schakel tussen de interne organisatie en BIMcollab Twin. Hij beschrijft de uitdagingen waar hij bij aanvang van het traject voor stond. “Het bewaken van gemaakte afspraken en de interne processen, is van meet af aan een van de voornaamste taken van het team. Ook willen we de software van BIMcollab Twin op onze ‘on-premise’ systemen geïnstalleerd krijgen. Met wat extra aandacht van onze ICT-afdeling en de ondersteuning en adviserende rol van BIMcollab Twin is dat gelukt.”

Landelijk vastgoedbeheer

De Nationale Politie heeft voor BIMcollab Twin gekozen om een landelijk beheerproces in te richten en overal beschikbaar te maken. Tijdens deze inventarisatie is ook één uniforme manier van tekeningenbeheer opgesteld en geïmplementeerd. Alle informatie is centraal op één plek opgeslagen en toegankelijk gemaakt via het tekeningbeheersysteem BIMcollab Twin. “De cloudoplossing biedt snel en gemakkelijk een actuele weergave van onze plattegronden en BIM-modellen. In de afgelopen maanden zijn er al meer dan 100 mensen van Facility Services opgeleid die BIMcollab Twin gaan gebruiken en er zijn afspraken gemaakt over het actualiseren van de data.”

Concrete inventarisatieresultaten

De uitgebreide inventarisatie had een heel concreet resultaat toen Van Woezik in 2020 het idee had dat de bestaande informatie niet helemaal klopte. “Maar hoeveel data zou afwijken, wisten we niet. Bij een pilot hadden we 19 locaties onderzocht en toen bleek dat we 7 procent minder vastgoed in beheer hadden dan we dachten. Dit aanzienlijke verschil bevestigde dat we dit landelijk moesten gaan uitzoeken.”

Ingebruikname BIMcollab Twin

De onboarding van BIMcollab Twin bij de Nationale Politie nadert zijn afronding en dus zijn er onder andere trainingen en workshops gepland. Een andere volgende stap is het verwerken van de opgehaalde data in de ruimtebeheermodule en in Planon, de software voor het maken van tickets voor het onderhoud die via een API beschikbaar is op het platform van BIMcollab Twin. “Met het inmeten hebben we een grote stap gezet”, zegt Van Woezik. “Nu nog de puntjes op de ‘i’. Zo werken we aan een BIM-protocol dat de leidraad wordt voor vernieuwings- en renovatieprojecten. Projectmanagement zit daar met smart op te wachten.”

Het inrichten en eenvoudig beschikbaar maken van de enorme hoeveelheid vastgoed van de Nationale Politie op het platform van BIMcollab Twin was een hele klus. “We hebben regelmatig vragen over het optimaliseren van het platform en zien dan ook met genoegen dat BIMcollab Twin steeds verder ontwikkelt met nieuwe features die nog beter aansluiten op onze interne processen. We hebben nu een goede basis gelegd voor het snel vinden van onze vastgoedinformatie. BIMcollab Twin heeft veel waardevolle features, maar persoonlijk vind ik de 3D-viewer erg handig. Die zal ons ook verder helpen met het beheren van BIM-modellen die we straks van al ons vastgoed hopen te hebben.”